مهام قسم الديوان في مركز الاعتماد وضمان الجودة والتميّز

يتولى قسم الديوان في مركز الاعتماد وضمان الجودة والتميّز إدارة وتنظيم الأعمال الإدارية والمراسلات الرسمية، بما يسهم في تعزيز كفاءة الأداء المؤسسي وضمان دقة التوثيق، وذلك من خلال المهام التالية:

تنظيم وأرشفة الكتب الصادرة عن المركز، ومنحها الأرقام الصادرة وفق الأصول المعتمدة للمعاملات الرسمية الموقعة من مدير المركز، إضافة إلى استقبال الكتب الواردة من رئاسة الجامعة ووحداتها المختلفة، وأرشفتها، ومنحها الأرقام الواردة، واتخاذ الإجراءات اللازمة بشأنها.

متابعة شؤون الموظفين المتعلقة بالإجازات والمغادرات من حيث التدقيق والترصيد والإدخال على الأنظمة المعتمدة، ومعالجة ما يطرأ من ملاحظات أو إشكالات، بما في ذلك الإجازات الإدارية والمرضية وإجازات الأمومة، إضافة إلى متابعة وتدقيق سجل الدوام الرسمي بالتنسيق مع الجهات الرقابية المختصة.

متابعة المعاملات الواردة إلى دوائر المركز، وحصر الكتب التي تتطلب الرد، والعمل على متابعتها لضمان إنجازها ضمن الأطر الزمنية المحددة ووفق الإجراءات المعتمدة.

إعداد وصياغة وطباعة الكتب الرسمية الصادرة عن المركز بتوقيع مدير المركز، سواء كانت موجهة داخل الجامعة أو خارجها، ومتابعة ما يلزم بشأنها بالتنسيق مع مدير المركز.

متابعة احتياجات المركز من أعمال الصيانة العامة (المياه، الكهرباء، الدهانات وغيرها)، وصيانة أجهزة التصوير، والتنسيق مع الجهات ذات العلاقة، مثل دائرة الصيانة، ودائرة اللوازم، ودائرة الخدمات العامة، ومركز الحاسب والمعلومات، بما في ذلك تنظيم طلبات الحركة للمهمات الرسمية.